Anforderungsprofil: Wissen Sie, wen Sie suchen?

Wer eine Reise macht, muss sein Ziel kennen. Auf die Personalrekrutierung übertragen bedeutet dies schlicht und einfach: Wenn Sie Personal suchen, müssen Sie wissen, was Sie mit dieser Person erreichen wollen. Und das als ersten Schritt – erst dann kommen alle weiteren Schritte. Denn: Das Anforderungsprofil ist die Basis für eine schnelle und effiziente Personalsuche.

In den folgenden Punkten zeige ich Ihnen, was aus meiner Sicht für ein Anforderungsprofil notwendig ist.

Beschreibung der Aufgaben

Definieren Sie die konkreten Anforderungen möglichst vollständig. Je detaillierter Sie dies tun, umso erfolgversprechender wird Ihre Personalsuche sein. Der Weg zu diesem Erfolg führt über wegweisende Fragen:

Für welche Tätigkeiten benötigen Sie konkrete Unterstützung?
Was sind die Kernaufgaben?
Welche regelmäßigen Tätigkeiten sollen dem neuen Mitarbeiter übertragen werden?
Welche möglichen zusätzlichen Aufgaben soll Ihr neuer Mitarbeiter übernehmen?
An welcher Stelle im Unternehmen soll diese Person aktiv werden?
Wie gestalten sich die Aufgaben des neuen Mitarbeiters im Fünf-Jahres-Horizont?
Welche alternativen Aufgaben können vom neuen Mitarbeiter im Falle von Auftragsschwankungen übernommen werden?

Im nächsten Schritt beschreiben Sie die wichtigsten Aufgaben anhand ganz konkreter Beispiele, was zu tun ist. Und um es nochmals zu verdeutlichen: Vermeiden Sie sämtliche Floskeln und leeren Phrasen! Bleiben Sie echt!

Nice to-do`s

Grundsätzlich gilt, bleiben Sie ehrlich zu sich selbst und auch gegenüber dem Kandidaten. Oft genug steigern sich die Erwartungen von Kandidaten und werden nahezu unerfüllbar! (vgl auch “Unternehmer sind die neuen Bewerber!)

Tipp an dieser Stelle:

Notieren Sie sich die Aufgaben und Verantwortungsbereiche, die aktuell noch nicht in das Profil der zu besetzenden Stelle übernommen werden können und behalten diese im Blick – so werden aus Versprechungen keine leeren Versprechungen.

In welchen Bereichen fällt es Ihnen schwer, die Verantwortung an den Neuen abzugeben oder welche benötigen noch etwas Zeit?
Welcher mögliche Karrierepfad bietet sich hierbei dem neuen Mitarbeiter?
Welche weiteren möglichen und zusätzlichen Aufgaben kommen Ihnen noch in den Sinn?

Bewahren Sie sich die Sammlung dieser “Nice-to-do´s” für das nächste Entwicklungsgespräch mit Ihrem dann nicht mehr neuen, sondern bereits eingespielten Mitarbeiter. Und so wird die logische Folge sichtbar – das Bewerbungsgespräch ist das erste Mitarbeitergespräch.

Erinnerung an die Soft-Skills

Vermutlich sind Sie nun drauf und dran, das Aufgabenprofil unter das noch leere Blatt der Kompetenzen zu legen und jeder Aufgabe eine zu erwartende Fachkompetenz aus dem Bereich “Hard Skills” zuzuordnen.

An dieser Stelle ein kleines Gedankenexperiment:

Stellen Sie sich vor, Sie besitzen eine Bäckerei und suchen neue Mitarbeiter für den Verkauf. Welcher Kompetenz schenken Sie mehr Beachtung: Dem Fachwissen rund um den Backvorgang oder der Sozialkompetenz, Ihre Kunden durch individuelle Ansprache zu begeistern? Was es braucht, ist eine ganzheitliche Sicht auf das Kompetenzprofil. Fachkompetenzen können im Zweifel als Unternehmen nachgeschult werden – soziale Kompetenzen leider nahezu gar nicht. Daher macht eine Fokussierung auf die Sozialkompetenzen im Auswahlverfahren durchaus Sinn!

Festlegung der nötigen Kompetenzen

Um richtig und angemessen abzuwägen hilft es, verschiedene Situationen zu betrachten: Beschreiben Sie typische Situationen, welche bei der Erfüllung der anstehenden Aufgaben durch den neuen Mitarbeiter auftreten. Konzentrieren Sie sich dabei auf die kritischen Situationen – denn in den Situationen, in denen alles glatt läuft, sind meist bedeutend weniger Kompetenzen von Nöten…

Anschließend sammeln Sie Ihre Gedanken zu folgenden Fragen:

Welches Verhalten erwarten Sie in dieser konkreten Situation?
Was unterscheidet hier einen guten von einem exzellenten Mitarbeiter?
Welches Fachwissen ist in dieser Situation notwendig?
Welche Fachkompetenz braucht es in dieser Situation?

Und nun können Sie anhand dieser Beispiele die nötigen Kompetenzen und Soft-Skills wunderbar beschreiben.

Passende Zielgruppe definieren

Nur einmal angenommen, Sie haben die Aufgabe, das Marketing für eine besondere Gemüsesorte zu betreiben. Was tun Sie? Ganz genau, Sie machen sich Gedanken über die potenziellen Käufer. Und schon sind Sie in der Zielgruppenbeschreibung angekommen, die eben auch bei der Suche nach neuen Mitarbeitern absolut entscheidend ist:

Wo befindet sich die Zielgruppe?
Wie kann ich diese gezielt ansprechen?
Mit welcher Art der Ansprache werde ich erfolgreich sein?

Was auf das Gemüse zutrifft, hat nicht weniger Bedeutung bei Ihrer Personalsuche. Denn auch Ihre offene Stelle braucht ein passendes Marketing.

Tipp: Tauchen Sie ein in die Welt Ihres zukünftigen Mitarbeiters.

Am besten gelingt Ihnen das im aufmerksamen Gespräch mit bestehenden Mitarbeitern aus den jeweiligen Abteilungen. Warum arbeiten diese gerne bei Ihnen? Wie sind diese damals auf Sie aufmerksam geworden und was machen sie typischerweise in Ihrer Freizeit. Das können wichtige Anhaltspunkte sein!

Passen Sie dann die Sprache an die Zielgruppe an und starten nun, Ihre Stellenanzeige mit diesen erarbeiteten Grundlagen zur erstellen. Hierzu habe ich schon einige Fachartikels geschrieben: „Die perfekte Stellenanzeige“, „Ihre Stellenanzeige muss dem Fisch schmecken, nicht dem Angler!“